想跳舞的鲸鱼: Visio中“数据图形”的使用指南

　　用Visio多年，今天居然有了一个新发现：“数据图形”。许多朋友应该与miniWhale一样对此感到陌生，在此做一个简单的入门引导，希望大家不吝指正。

1、什么是“数据图形”

　　一个简单的“数据图形”如下图所示：

　　有人会问：这样简单的事何必如此麻烦，直接用4个标注不就可以了吗？的确如此。但考虑一下如果有几十甚至上百上千个图形呢？难道也一个一个标注吗？

　　miniWhale曾经画过一份图纸，有6千多个图形，每个图形需要标注4～8个信息，分成30多页，而且这份图纸每周都要更新。Oops，miniWhale只好用Visio自带的Visual Basic编了一个小程序。如果当时就会用“数据图形”想必就简单多了。

　　言归正传，下面请大家记住两个概念：“数据图形”和“形状数据”。可以说，只要把这两个概念搞清楚了，基本上就掌握了“数据图形”这项功能。

　　顾名思义：

　　好了，基础知识都讲完了，现在就开始创建我们的第一份“数据图形”吧。

2、创建“形状数据”

　　选中对象，点击右键，弹出菜单，选择：【数据】→【形状数据】，如果没有定义形状数据，Visio会给出是否创建的提示；如果已经定义了形状数据，Visio则会显示这些形状数据。无论如何，总可以定义新的形状数据，如下图所示：

　　上图是便携机的形状数据，可见，Visio已经预定义了一批形状数据，但仍然可以增加新的形状数据。

　　定义完形状数据后，可以认为图形内含了一张如下图所示的表：

　　可惜，这张表没有显示出来，下一步的任务就是如何把该表显示出来。

3、创建“数据图形”

　　选中对象，点击右键，弹出菜单，选择：【数据】→【编辑数据图形】，弹出对话框：

　　上图是miniWhale创建的数据图形，具体步骤不再详述，只是简单介绍一下图上看不到的一些重点：

　　OK，大功告成！数据图形应该已经显示出来了。如果不满意，多花点功夫美化一下就可以了，应该没有什么难点。

4、如何将数据链接到形状

　　考虑一下，每个数据图形都可以表示大量的信息，但这些信息条目需要一个一个的输入到每个图形中，工作量实在太大，有没有什么简便方法呢？当然有！Visio已经考虑到了这一点：

　　首先，对应每个图形，创建好状态数据和数据图形，注意：状态数据中必须有1个可以代表图形的关键字段，如图形的名字、ID等等。

　　然后，用Excel、Access等软件准备好一张如下图所示的表：

　　再后，选择菜单栏上的：【数据】→【将数据链接到形状】，会弹出一个向导，将该表导入Visio。如下图所示：

　　从上图可见，导入了一张有4列的表格。

　　最后，选择菜单栏上的：【数据】→【自动链接】。会弹出一个向导，使每个图形都链接到表中的一行数据。

　　这个自动链接相当于数据库中的Join概念。对于不熟悉关系数据库理论的朋友而言，可以简单理解如下：

每个图形都有相同的标签，名为“关键字”，当然，具体到每个图形，这个“关键字段”对应的值是不同的，可以是“Key_A”、“ Key_B”、“ Key_C”……。
自动链接时，Visio会根据每个图形的“关键字”对应的具体值，如“Key_A”、“ Key_B”、“ Key_C”……在数据表的某列中寻找匹配项，如果找到了匹配项，则该项所在行的信息被链接到该图形中。具体在那个列中寻找，这就要用户通过上述向导来指定。如下图所示：

　　自动链接后，则如下图所示：

　　这样，即使有大量的图形，也只要对1个图形先设好形状数据以及对应的数据图形，然后利用表格，批量的使每个图形都链接上合适的多个形状数据，从而形成最终的图纸。

5、小结

　　个人感觉，“数据图形”这项功能的确有用，但不是非常有用。原因很简单，通常每张图上能够表现的图形个数不能太多，否则让人眼花缭乱，无法看清。这样一来，与其用“数据图形”，不如在图形旁边直接放一个文字框，也可以达到同样的效果，使用起来还更加便捷。

　　当然，对于某些公司、部门，需要多次重复性的生成近似的图纸，仅标注有所不同，这时“数据图形”就大有用武之地，可以极大地减轻工作量。

miniWhale原创

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